Mahnverfahren & Inkasso 2026: Forderungen durchsetzen

Die kurze Antwort: Für offene Forderungen gibt es drei Stufen — außergerichtliche Mahnung, Inkasso und das gerichtliche Mahnverfahren nach §§ 688 ff. ZPO. Die entscheidende Weichenstellung liegt bei der Verjährung: Eine Mahnung hemmt sie nicht, die Zustellung eines Mahnbescheids nach § 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB dagegen schon.

Das gerichtliche Mahnverfahren ist dabei deutlich günstiger als eine Klage. Es fällt eine 0,5-Gebühr an (Nr. 1100 KV GKG), mindestens jedoch 38,00 Euro (Stand: August 2026, Quelle: KostBRÄG 2025).

Bei Inkassokosten gilt eine gesetzliche Obergrenze. Nach § 13e RDG kann der Gläubiger die Kosten eines Inkassodienstleisters nur bis zur Höhe der Vergütung ersetzt verlangen, die einem Rechtsanwalt nach dem RVG zustünde. Für die erste Mahnung bei unbestrittenen Forderungen gelten zusätzlich reduzierte Gebührensätze.

Ende des Jahres wird es wichtig: Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und beginnt nach § 199 BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.

Dieser Beitrag ordnet die Stufen ein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Wo Marktplatz-Händler überhaupt Forderungsausfälle haben

Ein häufiges Missverständnis vorab: Im Plattformgeschäft über Amazon, Otto, Kaufland oder eBay haben Sie in der Regel kein Ausfallrisiko gegenüber Endkunden, weil die Plattform die Zahlung abwickelt. Die Ausfälle entstehen an anderen Stellen:

• ⚠️ B2B-Rechnungsgeschäft — Verkauf an Wiederverkäufer, Handwerk oder Gewerbekunden auf Rechnung.
• ⚠️ Eigener Onlineshop mit Rechnungskauf — außerhalb der Marktplätze und ohne Zahlungsgarantie.
• ⚠️ Rückforderungen gegen Dienstleister — Vorauszahlungen an Agenturen, Lager- oder Fulfillment-Partner.
• ⚠️ Erstattungen aus Schadensfällen — gegenüber Speditionen und Logistikdienstleistern.
• ⚠️ Provisions- und Kooperationsvereinbarungen — offene Beträge aus Partnerschaften.

💡 Wer denkt, Forderungsmanagement sei kein Thema, weil "die Plattform ja zahlt", übersieht meist genau diese Positionen. Eine strukturierte Übersicht gibt Warenkreditversicherung & Forderungsausfall 2026.

Stufe 1: Verzug herstellen und außergerichtlich mahnen

Bevor Sie Zinsen oder Kosten verlangen können, muss der Schuldner in Verzug sein.

Verzug tritt nach § 286 Abs. 1 BGB grundsätzlich durch Mahnung nach Fälligkeit ein. Ohne Mahnung tritt Verzug nach § 286 Abs. 3 BGB spätestens ein, wenn der Schuldner nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung leistet. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen wurde.

Halten Sie die außergerichtliche Phase kurz. Zwei Mahnungen mit klarer Frist reichen in der Regel. Wer fünf Erinnerungen über drei Monate verteilt, signalisiert vor allem, dass nichts passiert.

Die Mahnung sollte enthalten: Rechnungsnummer und -datum, offener Betrag, konkrete Zahlungsfrist mit Datum, Bankverbindung sowie den Hinweis auf die nächsten Schritte. Vermeiden Sie unbestimmte Formulierungen wie "umgehend".

⚠️ Wichtig: Eine Mahnung hemmt die Verjährung nicht. Wer eine ältere Forderung nur immer wieder anmahnt, verliert sie am Jahresende möglicherweise vollständig.

Verzugszinsen und Pauschalen: Was Sie verlangen dürfen

Ab Verzugseintritt können Sie Verzugszinsen verlangen. Die Höhe richtet sich nach § 288 BGB und knüpft an den Basiszinssatz nach § 247 BGB an.

Nach der Grundregel des § 288 Abs. 1 BGB beträgt der Verzugszins fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Bei Entgeltforderungen, an denen kein Verbraucher beteiligt ist, sind es nach § 288 Abs. 2 BGB neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.

Der Basiszinssatz liegt seit dem 1. Juli 2026 bei 1,52 Prozent (Stand: August 2026, Quelle: Deutsche Bundesbank). Daraus ergeben sich derzeit 6,52 Prozent nach der Grundregel und 10,52 Prozent bei reinen B2B-Entgeltforderungen.

Hinzu kommt bei Entgeltforderungen ohne Verbraucherbeteiligung die Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB in Höhe von 40 Euro. Diese Pauschale wird allerdings auf einen geschuldeten Schadensersatz für Rechtsverfolgungskosten angerechnet.

✅ Nehmen Sie beides ab der ersten Mahnung mit auf. Es erhöht den Druck und ist bei B2B-Forderungen gesetzlich vorgesehen.

Stufe 2: Inkasso — und die Deckelung der Kosten

Ein Inkassodienstleister kann sinnvoll sein, wenn Sie viele kleinere Forderungen haben und den Aufwand auslagern wollen. Wirtschaftlich entscheidend ist die Frage, welche Kosten der Schuldner am Ende tatsächlich tragen muss.

Hier greift § 13e RDG. Der Gläubiger kann Erstattung der Inkassokosten nur bis zur Höhe der Vergütung verlangen, die einem Rechtsanwalt nach dem RVG für dieselbe Tätigkeit zustünde. Alles darüber hinaus bleibt an Ihnen hängen.

Zusätzlich gelten für die erste Mahnung reduzierte Sätze. Bei einer unbestrittenen Forderung kann in der Regel nur eine Gebühr mit einem Satz von 0,9 verlangt werden. In einfachen Fällen — typischerweise, wenn die Forderung bereits auf die erste Zahlungsaufforderung hin beglichen wird — reduziert sich das auf 0,5.

Ergänzend regelt § 13a RDG umfangreiche Darlegungs- und Informationspflichten, wenn ein Inkassodienstleister eine Forderung gegenüber Privatpersonen geltend macht.

Für Sie als Auftraggeber folgt daraus eine einfache Prüfregel: Vergleichen Sie das Vergütungsmodell des Dienstleisters mit der gesetzlichen Erstattungsgrenze. Erfolgsprovisionen im zweistelligen Prozentbereich klingen attraktiv, sind aber häufig nicht vollständig auf den Schuldner abwälzbar. Wie Sie Vereinbarungen mit externen Dienstleistern sauber aufsetzen, beschreibt Dienstleister-Verträge & SLA 2026.

Stufe 3: Das gerichtliche Mahnverfahren

Das gerichtliche Mahnverfahren nach §§ 688 ff. ZPO ist der schnellste Weg zu einem vollstreckbaren Titel — vorausgesetzt, der Schuldner widerspricht nicht.

Der Ablauf ist klar strukturiert. Sie beantragen einen Mahnbescheid beim zuständigen zentralen Mahngericht, in der Regel elektronisch über das gemeinsame Mahnportal der Länder. Das Gericht prüft die Forderung inhaltlich nicht, sondern nur die formalen Voraussetzungen.

Nach Zustellung hat der Schuldner zwei Wochen Zeit für einen Widerspruch. Legt er Widerspruch ein, geht die Sache auf Ihren Antrag in das streitige Verfahren über. Widerspricht er nicht, beantragen Sie den Vollstreckungsbescheid — gegen den wiederum binnen zwei Wochen Einspruch möglich ist. Bleibt auch der aus, haben Sie einen Titel, aus dem grundsätzlich 30 Jahre lang vollstreckt werden kann.

Die Kosten sind überschaubar. Für das Mahnverfahren fällt nach Nr. 1100 KV GKG eine 0,5-Gebühr an, mindestens 38,00 Euro. Wird die Sache später streitig, wird die gezahlte Gebühr auf die Verfahrensgebühr des ersten Rechtszugs angerechnet.

Anwaltszwang besteht im Mahnverfahren nicht. Wenn Sie einen Anwalt beauftragen, entsteht nach Nr. 3305 VV RVG eine 1,0-Verfahrensgebühr zuzüglich der Auslagenpauschale nach Nr. 7002 VV RVG in Höhe von 20 Prozent der Gebühren, höchstens 20 Euro.

So gehen Sie in 8 Schritten vor

1. Forderungsbestand nach Alter sortieren. Listen Sie alle offenen Posten mit Entstehungsjahr auf. Alles, was aus dem Jahr stammt, dessen Verjährung zum kommenden Jahresende abläuft, wird zur Priorität — unabhängig von der Höhe.
2. Fälligkeit und Verzug prüfen. Klären Sie für jede Forderung, wann sie fällig war, ob eine Rechnung zugegangen ist und ob Verzug eingetreten ist. Ohne Verzug können Sie weder Zinsen noch Rechtsverfolgungskosten verlangen.
3. Erste Mahnung mit konkretem Datum versenden. Setzen Sie eine kalendermäßig bestimmte Frist, nennen Sie Verzugszinsen und bei B2B-Forderungen die Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB. Versenden Sie nachweisbar, mindestens per E-Mail mit dokumentiertem Versand.
4. Zweite und letzte Mahnung mit Ankündigung. Kündigen Sie das gerichtliche Mahnverfahren konkret an und nennen Sie ein Datum. Diese Ankündigung müssen Sie danach auch einhalten — sonst verliert jede weitere Kommunikation ihre Wirkung.
5. Bonität und Wirtschaftlichkeit prüfen. Bevor Sie Kosten auslösen, prüfen Sie, ob beim Schuldner überhaupt etwas zu holen ist. Ein Titel gegen ein insolventes Unternehmen kostet Geld und bringt in der Regel nichts.
6. Mahnbescheid beantragen und Anspruch genau bezeichnen. Stellen Sie den Antrag über das elektronische Mahnportal und individualisieren Sie die Forderung eindeutig mit Rechnungsnummer, Datum und Betrag. Eine unzureichende Bezeichnung kann die Verjährungshemmung gefährden.
7. Fristen überwachen und Vollstreckungsbescheid beantragen. Notieren Sie die Widerspruchsfrist und beantragen Sie nach deren Ablauf zügig den Vollstreckungsbescheid. Der Antrag ist an eine Frist gebunden — versäumen Sie sie, verfällt die Wirkung des Mahnbescheids.
8. Vollstreckung vorbereiten oder Verfahren bewusst beenden. Entscheiden Sie nach Titelerhalt bewusst: Vollstreckung über Gerichtsvollzieher, Vermögensauskunft oder Ausbuchung. Ein Titel ohne Vollstreckungsstrategie ist nur ein teures Blatt Papier.

Halten Sie diese Reihenfolge ein. Schritt 5 wird am häufigsten übersprungen — und ist derjenige, der Ihnen am meisten Geld sparen kann.

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Verjährung: Der Punkt, an dem es wirklich teuer wird

Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt nach § 195 BGB drei Jahre. Sie beginnt nach § 199 Abs. 1 BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie von den anspruchsbegründenden Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt haben.

Eine Forderung aus dem Jahr 2023 verjährt danach grundsätzlich mit Ablauf des 31.12.2026. Deshalb ist das vierte Quartal in jedem Unternehmen die kritische Phase im Forderungsmanagement.

Die Zustellung eines Mahnbescheids hemmt die Verjährung nach § 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB. Wichtig ist dabei zweierlei.

Erstens: Nach § 167 ZPO wirkt die Hemmung bereits auf den Eingang des Antrags bei Gericht zurück, wenn die Zustellung "demnächst" erfolgt. Sie müssen den Mahnbescheid also nicht bis zum 31. Dezember zugestellt haben — der rechtzeitige Antrag genügt, wenn es danach zügig weitergeht.

Zweitens: Der Anspruch muss im Mahnbescheid hinreichend individualisiert sein. Eine pauschale Bezeichnung wie "Warenlieferungen 2023" kann dafür zu unbestimmt sein. Die Hemmung endet nach § 204 Abs. 2 BGB sechs Monate nach rechtskräftiger Entscheidung oder anderweitiger Beendigung des Verfahrens.

💡 Praxisregel: Setzen Sie sich jedes Jahr im Oktober einen festen Termin, an dem Sie alle Forderungen aus dem betroffenen Jahrgang durchgehen. Das ist der wirksamste einzelne Prozessschritt im gesamten Forderungsmanagement.

Rechenbeispiel

Das folgende Szenario ist hypothetisch und dient allein der Veranschaulichung. Die Beträge beruhen auf den zum Stand August 2026 geltenden Gebührentabellen, der Fall selbst ist konstruiert.

Angenommen, ein Gewerbekunde schuldet Ihnen 5.000 Euro aus einer Warenlieferung. Es handelt sich um eine Entgeltforderung ohne Verbraucherbeteiligung, der Kunde ist seit 90 Tagen in Verzug.

Verzugszinsen: 10,52 Prozent auf 5.000 Euro für 90 Tage ergeben rund 129,70 Euro.

Verzugspauschale nach § 288 Abs. 5 BGB: 40,00 Euro, anrechenbar auf Rechtsverfolgungskosten.

Gerichtskosten Mahnverfahren: Der Streitwert von 5.000 Euro entspricht nach Anlage 2 GKG einer vollen Gebühr von 170,50 Euro. Die 0,5-Gebühr nach Nr. 1100 KV GKG beträgt damit 85,25 Euro.

Anwaltskosten, falls beauftragt: Nach Nr. 3305 VV RVG eine 1,0-Verfahrensgebühr, die bei einem Gegenstandswert von 5.000 Euro 354,50 Euro beträgt, zuzüglich Auslagenpauschale von 20,00 Euro — zusammen 374,50 Euro netto.

Alternative Inkasso: Bei einer 0,9-Gebühr wären das 319,05 Euro, bei einer 0,5-Gebühr in einfachen Fällen 177,25 Euro — jeweils zuzüglich Auslagen und begrenzt durch § 13e RDG.

💰 Zahlt der Schuldner nach Titelerhalt, trägt er diese Kosten grundsätzlich. Ist er zahlungsunfähig, tragen Sie sie. Genau deshalb steht die Bonitätsprüfung im Ablauf vor dem Mahnbescheid und nicht danach.

Wann sich der Aufwand nicht lohnt

Ehrlich gesagt: In drei Konstellationen raten wir bei AMZ+ Consulting davon ab, die volle Eskalation zu fahren.

Erstens bei Kleinstbeträgen. Im unteren dreistelligen Bereich frisst der interne Bearbeitungsaufwand den Ertrag auf, selbst wenn der Schuldner am Ende zahlt.

Zweitens bei erkennbar zahlungsunfähigen Schuldnern. Ein Titel gegen eine gelöschte Gesellschaft ist wertlos. Prüfen Sie die Bonität, bevor Sie Kosten auslösen.

Drittens bei streitigen Forderungen. Wenn der Kunde inhaltliche Einwände hat, wird er widersprechen — und dann sind Sie im Klageverfahren mit vollem Kostenrisiko. Hier ist eine Verhandlungslösung oft die wirtschaftlich bessere.

Wer regelmäßig größere Ausfälle hat, hat ohnehin kein Inkasso-, sondern ein Strukturproblem. Die Alternativen: Factoring & Forderungsverkauf 2026 und Warenkreditversicherung 2026.

Was Sie jetzt tun können

Beginnen Sie mit einer einfachen Auswertung: Welche Forderungen sind offen, seit wann, und aus welchem Entstehungsjahr stammen sie?

Markieren Sie alles, was zum kommenden Jahresende verjährt. Diese Posten bearbeiten Sie zuerst — unabhängig von der Höhe, weil hier ein harter Stichtag existiert.

Definieren Sie danach feste Regeln und eine Bagatellgrenze: Wann geht die erste Mahnung raus, wann die zweite, wann der Mahnbescheid, und ab welchem Betrag schreiben Sie ohne schlechtes Gewissen ab?

Und prüfen Sie die Ursache: Verkaufen Sie zu häufig auf Rechnung an Kunden ohne Bonitätsprüfung? Dann ist die Zahlungsart der Hebel, nicht das Mahnwesen.

Wer den Überblick über Umsätze, Margen und offene Posten über mehrere Kanäle hinweg behalten will, braucht eine gemeinsame Datenbasis. Unsere KI-Plattform MarketplAIce führt Verkaufs-, Kosten- und Bestandsdaten aus Amazon, Otto, Kaufland, eBay und weiteren Kanälen zusammen — die Grundlage, um Ausfälle und Margenverluste früh zu erkennen.

Wenn Ihre Forderungen aus Lieferantenbeziehungen stammen, lohnt zusätzlich der Blick auf Gerichtsstand & Rechtswahl bei Lieferantenverträgen 2026.

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FAQ: Häufige Fragen zu Mahnverfahren und Inkasso

Muss ich vor dem Mahnbescheid überhaupt mahnen?

Rechtlich ist eine Mahnung keine zwingende Voraussetzung für den Mahnbescheid. Sie ist aber meist nötig, um den Verzug zu begründen — und damit die Grundlage für Verzugszinsen und die Erstattung von Rechtsverfolgungskosten. In der Praxis sollten Sie mindestens einmal mahnen.

Was kostet ein Mahnbescheid?

Es fällt eine 0,5-Gebühr nach Nr. 1100 KV GKG an, mindestens jedoch 38,00 Euro. Bei einem Streitwert von 5.000 Euro entspricht das 85,25 Euro. Wird die Sache streitig, wird die Gebühr auf die Verfahrensgebühr des ersten Rechtszugs angerechnet.

Brauche ich für das Mahnverfahren einen Anwalt?

Nein, im Mahnverfahren besteht kein Anwaltszwang. Sie können den Antrag selbst über das elektronische Mahnportal der Länder stellen. Anwaltliche Unterstützung ist vor allem dann sinnvoll, wenn mit einem Widerspruch und einem anschließenden Streitverfahren zu rechnen ist.

Wie hoch dürfen Inkassokosten sein?

Nach § 13e RDG sind Inkassokosten nur bis zur Höhe der Vergütung erstattungsfähig, die einem Rechtsanwalt nach dem RVG zustünde. Bei der ersten Mahnung unbestrittener Forderungen gilt in der Regel höchstens ein Gebührensatz von 0,9, in einfachen Fällen 0,5.

Hemmt eine Mahnung die Verjährung?

Nein. Eine außergerichtliche Mahnung hat keine verjährungshemmende Wirkung. Gehemmt wird die Verjährung unter anderem durch die Zustellung eines Mahnbescheids nach § 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB, wobei nach § 167 ZPO bereits der rechtzeitige Antragseingang genügen kann.

Was passiert, wenn der Schuldner widerspricht?

Bei einem Widerspruch geht das Verfahren auf Antrag in das streitige Verfahren über. Sie müssen den Anspruch dann wie in einem Klageverfahren begründen und tragen das volle Prozesskostenrisiko. Bei inhaltlich streitigen Forderungen ist das von Anfang an einzukalkulieren.

Wie lange kann ich aus einem Vollstreckungsbescheid vollstrecken?

Titulierte Ansprüche verjähren nach § 197 BGB grundsätzlich erst in 30 Jahren. Ein rechtskräftiger Vollstreckungsbescheid gibt Ihnen also einen sehr langen Zeitraum — was insbesondere dann relevant ist, wenn der Schuldner aktuell zahlungsunfähig ist, aber später wieder Vermögen aufbaut.

Über den Autor

Jorginho Engelmeyer ist Geschäftsführer der AMZ+ Consulting GmbH und seit über 8 Jahren auf Amazon, Otto und Kaufland für Händler aktiv. Mit seinem Team unterstützt er Händler dabei, Umsatz, Marge und Liquidität über alle Kanäle hinweg zu steuern.

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Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick zum Stand August 2026 und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Gebührenangaben beruhen auf den zu diesem Zeitpunkt geltenden Fassungen von GKG und RVG. Für die Bewertung Ihrer konkreten Forderungen ziehen Sie bitte eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt hinzu.