OTTO E-Rechnung 2026: Was Partner in 3 Fristen prüfen

Die kurze Antwort: Die deutsche E-Rechnungspflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmern — also B2B. Ihre normalen Kundenrechnungen an private OTTO-Käufer fallen nicht darunter.

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, ohne Übergangsfrist. Für das Versenden gelten Übergangsfristen: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ab dem 1. Januar 2027 strukturierte E-Rechnungen ausstellen, alle übrigen ab dem 1. Januar 2028 (Stand: September 2026, Quelle: Bundesfinanzministerium, FAQ zur obligatorischen E-Rechnung).

Ein reines PDF ist keine E-Rechnung. Zulässig sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931 — in der Praxis XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (Hybrid aus PDF und XML, ab Version 2.0.1 beziehungsweise 2.2).

Für OTTO-Partner heißt das konkret: Die Pflicht betrifft Sie vor allem bei Eingangsrechnungen von Lieferanten und Dienstleistern sowie bei Ihrer eigenen Rechnungsstellung an Geschäftskunden — nicht bei der Standard-Endkundenrechnung an OTTO-Käufer.

Inhalt

• Warum B2B und B2C bei OTTO den Unterschied machen
• Die Fristen im Überblick: Was ab wann gilt
• Was das für OTTO-Partner konkret heißt: Eingang und Ausgang
• Zulässige Formate: XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich
• In 7 Schritten: So machen Sie Ihren OTTO-Betrieb E-Rechnungs-fest
• Rechenbeispiel: Was die Umstellung ungefähr kostet
• Was Sie jetzt tun können
• FAQ

Warum B2B und B2C bei OTTO den Unterschied machen

Die meiste Verwirrung entsteht an genau einer Stelle: Partner lesen „E-Rechnungspflicht" und nehmen an, sie müssten ab sofort jede Kundenrechnung als XML ausstellen. Das ist nicht der Fall.

Die Regelung in § 14 UStG bezieht sich auf Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern. Rechnungen an private Endkunden sind davon nicht erfasst. Auf OTTO verkaufen die meisten Partner ganz überwiegend an Verbraucher — für diese Rechnungen dürfen Sie weiterhin PDF oder Papier verwenden, solange alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben stimmen.

⚠️ Trotzdem entsteht auch bei OTTO ein B2B-Anteil, der leicht übersehen wird. Gewerbliche Käufer bestellen ebenfalls auf Verbrauchermarktplätzen, teils mit hinterlegter Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder über Rechnungskauf für den eigenen Betrieb.

Sobald ein inländischer Unternehmer für sein Unternehmen bei Ihnen kauft und Sie eine Rechnung an dieses Unternehmen ausstellen, handelt es sich um einen B2B-Umsatz im Sinne der Vorschrift. Wie groß dieser Anteil in Ihrem Sortiment tatsächlich ist, lässt sich meist erst nach einer Auswertung der Bestelldaten sauber beziffern.

Der zweite, deutlich größere B2B-Block liegt auf der Eingangsseite. Jede Rechnung, die Sie von Lieferanten, Fulfillment-Dienstleistern, Softwareanbietern, Agenturen oder Ihrem Steuerberater erhalten, ist eine B2B-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Genau hier greift die Empfangspflicht bereits seit Anfang 2025 — und zwar ohne jede Übergangsfrist. Das ist der Teil, den viele Partner bis heute nicht sauber umgesetzt haben, weil er im Alltag zwischen Bestellabwicklung und Reklamationen leicht untergeht.

Wenn Sie neben OTTO auch über andere Kanäle verkaufen, betrifft Sie die Empfangspflicht ohnehin unternehmensweit — mehr zur laufenden Verbuchung Ihrer OTTO-Abrechnungen lesen Sie im Beitrag zu OTTO Buchhaltung und Abrechnung.

Die Fristen im Überblick: Was ab wann gilt

Sortieren wir die Zeitachse, weil in Händlerforen viele halbrichtige Varianten kursieren.

Seit 1. Januar 2025 — Empfang: Alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich müssen E-Rechnungen empfangen, lesen und revisionssicher archivieren können. Es gibt hierfür keine Übergangsfrist und keine Umsatzgrenze. Ein E-Mail-Postfach reicht formal als Empfangsweg aus, ersetzt aber keine Verarbeitung und Archivierung.

Bis 31. Dezember 2026 — Übergang beim Versand: In diesem Zeitraum dürfen Sie für B2B-Umsätze weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden.

Ab 1. Januar 2027 — Versandpflicht für größere Unternehmen: Wer im Vorjahr, also 2026, mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz erzielt hat, muss B2B-Rechnungen im strukturierten Format ausstellen.

Ab 1. Januar 2028 — Versandpflicht für alle übrigen: Unternehmen mit bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz folgen zwei Jahre später.

Sonderfall Kleinunternehmer: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind über § 34a UStDV von der Pflicht befreit, strukturierte E-Rechnungen auszustellen. Papier und PDF bleiben für sie zulässig — die Empfangspflicht gilt aber auch für sie.

✅ Merken Sie sich die Kernlogik: Empfangen müssen alle, und zwar längst. Senden müssen Sie erst später, gestaffelt nach Ihrem Gesamtumsatz.

Wichtig für Partner mit mehreren Vertriebswegen: Maßgeblich für die 800.000-Euro-Schwelle ist Ihr gesamtes Unternehmen, nicht nur der auf OTTO erzielte Umsatz. Verkaufen Sie zusätzlich über Amazon, Kaufland, eBay oder Temu, zählen diese Umsätze für die Fristberechnung mit.

Was das für OTTO-Partner konkret heißt: Eingang und Ausgang

Für Ihr Tagesgeschäft als OTTO-Partner lohnt sich die klare Trennung zwischen zwei Rechnungsrichtungen.

Eingangsrechnungen — Pflicht ist bereits aktiv. Alles, was Sie von Lieferanten, Speditionen, Verpackungsdienstleistern, Marketing-Agenturen oder Software-Anbietern erhalten, fällt seit Januar 2025 unter die Empfangspflicht. Praktisch bedeutet das: Ihr Rechnungseingang muss XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien annehmen, öffnen und archivieren können — nicht nur PDF und Papier.

Ausgangsrechnungen an OTTO selbst und an Geschäftskunden. Stellen Sie Rechnungen an OTTO oder an gewerbliche Käufer, greift ab 2027 beziehungsweise 2028 dieselbe Formatpflicht wie bei jedem anderen B2B-Umsatz. Wie hoch dieser Anteil an Ihrem Gesamtgeschäft ist, sollten Sie frühzeitig anhand Ihrer Bestelldaten auswerten.

💡 Was OTTO selbst regelt, ist an dieser Stelle wichtig einzuordnen: Nach aktuellem Kenntnisstand hat OTTO bislang keine öffentlich bekannte, marktplatzspezifische technische Lösung für E-Rechnungen zwischen Verkaufspartnern und der Plattform kommuniziert — anders als etwa Amazon, das mit dem Amazon VAT Calculation Service eine Formatwahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD im Seller-Konto anbietet. Sollte sich das ändern, aktualisieren wir diesen Beitrag entsprechend.

Solange OTTO keine eigene E-Rechnungslösung für die Partner-Schnittstelle veröffentlicht, bleibt die Format-, Versand- und Archivierungspflicht bei Ihrem eigenen Rechnungs- oder Warenwirtschaftssystem hängen — unabhängig davon, über welchen Marktplatz die Bestellung kam.

Bei AMZ+ Consulting sehen wir genau hier die typische Lücke bei Multichannel-Partnern: Die Plattform-Vorgaben von OTTO werden erfüllt, die nationale E-Rechnungspflicht aber in einer anderen Abteilung oder beim Steuerberater vermutet — und dort läuft sie dann mangels Übergabe ins Leere.

Ergänzend zur reinen Formatfrage lohnt sich ein Blick auf Ihre gewerblichen Käufer generell: Details dazu finden Sie im Beitrag zu OTTO B2B und Geschäftskunden.

Zulässige Formate: XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich

XRechnung ist ein reines XML-Format ohne menschenlesbare Darstellung. Es wird vor allem bei Rechnungen an Behörden verlangt und lässt sich ausschließlich maschinell öffnen.

ZUGFeRD ist ein Hybridformat — ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Menschen lesen weiterhin das PDF, Buchhaltungssoftware verarbeitet die eingebettete XML-Struktur. Ab Version 2.0.1 beziehungsweise 2.2 erfüllt ZUGFeRD die Anforderungen der EN 16931.

Für Marktplatzpartner ist ZUGFeRD in der Praxis meist der bequemere Weg, weil Ihre Geschäftskunden weiterhin ein lesbares PDF sehen, während Ihre Software die XML-Daten automatisiert verarbeiten kann. XRechnung eignet sich eher, wenn Ihre Hauptkunden Behörden oder Großunternehmen mit eigener XRechnung-Pflicht sind.

⚠️ Ein reines PDF ohne eingebettete Struktur erfüllt keines der beiden Formate und gilt umsatzsteuerlich nur noch als „sonstige Rechnung" — zulässig während der Übergangsfrist, aber nur mit Zustimmung des Empfängers, und ab 2027 beziehungsweise 2028 für B2B-Umsätze nicht mehr ausreichend.

In 7 Schritten: So machen Sie Ihren OTTO-Betrieb E-Rechnungs-fest

Der Aufwand ist überschaubar, wenn Sie in dieser Reihenfolge vorgehen.

1. Empfangskanal festlegen und kommunizieren. Richten Sie eine dedizierte Rechnungs-E-Mail-Adresse ein und teilen Sie diese allen Lieferanten und Dienstleistern mit. Prüfen Sie, dass XML-Anhänge nicht vom Spamfilter blockiert werden.
2. Eingangsrechnungen verarbeitbar machen. Klären Sie, ob Ihre Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssoftware XRechnung und ZUGFeRD einlesen kann. Falls nicht, sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über eine passende Ergänzung.
3. Archivierung klären. Die strukturierte Datei ist das Original und muss unverändert aufbewahrt werden — ein Ausdruck oder ein separat erzeugtes PDF reicht nicht. Klären Sie Aufbewahrungsfristen und Revisionssicherheit mit Ihrem Berater.
4. B2B-Anteil bei OTTO messen. Werten Sie Ihre OTTO-Bestellungen der letzten zwölf Monate darauf aus, wie viele Käufe auf ein Unternehmen mit inländischer Anschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer laufen. Diese Zahl entscheidet über die Dringlichkeit auf der Ausgangsseite.
5. Vorjahresumsatz unternehmensweit prüfen. Ermitteln Sie Ihren Gesamtumsatz 2026 über alle Marktplätze hinweg. Liegt er über 800.000 Euro, sind Sie ab dem 1. Januar 2027 versandpflichtig.
6. Format festlegen und testen. Entscheiden Sie sich für XRechnung oder ZUGFeRD und erzeugen Sie Testrechnungen. Lassen Sie diese von Ihrem Steuerberater oder über einen Validator gegen die EN 16931 prüfen, bevor Sie live gehen.
7. Prozess dokumentieren und Termin setzen. Halten Sie schriftlich fest, wer Rechnungen erstellt, in welchem Format und wo archiviert wird. Setzen Sie eine Wiedervorlage für den Spätherbst 2026, um den Stand vor der ersten Stufe zu prüfen.

Für die Formatwahl in Schritt 6 lohnt sich ein Vergleich mit Ihrer bestehenden OTTO-Abrechnungslogik — mehr dazu im Beitrag zu OTTO Buchhaltung und Abrechnung.

Rechenbeispiel: Was die Umstellung ungefähr kostet

Das folgende Beispiel ist hypothetisch und beschreibt keinen realen Kundenfall. Es soll nur die Größenordnung greifbar machen.

Angenommen, ein OTTO-Partner mit rund 950.000 Euro Jahresumsatz stellt monatlich etwa 700 Kundenrechnungen aus, davon geschätzt 5 Prozent an gewerbliche Käufer.

Betroffene B2B-Ausgangsrechnungen: 700 × 5 % = 35 Rechnungen pro Monat, also rund 420 im Jahr. Diese Menge rechtfertigt keine eigene Speziallösung, sondern spricht für ein Rechnungsmodul, das ZUGFeRD einfach mit ausgibt.

Softwarekosten: Eine Erweiterung im Rechnungs- oder Warenwirtschaftssystem liegt erfahrungsgemäß im niedrigen zweistelligen Monatsbereich. Bei angenommenen 30 Euro netto pro Monat sind das 360 Euro im Jahr.

Einmaliger Einrichtungsaufwand: Formatwahl, Vorlagenanpassung, Testläufe und Abstimmung mit dem Steuerberater — angesetzt mit 8 Stunden à 45 Euro = 360 Euro.

Gesamt im ersten Jahr: rund 720 Euro. Dem gegenüber steht das Risiko fehlerhafter Rechnungen, das im Prüfungsfall deutlich teurer werden kann als der jährliche Softwareaufwand.

⚠️ Alle Werte sind Annahmen zur Veranschaulichung. Ihre tatsächlichen Kosten hängen von Ihrem System, Ihrem B2B-Anteil bei OTTO und Ihrer sonstigen Kanalstruktur ab.

Da dieser Aufwand über alle Ihre Vertriebswege hinweg anfällt, lohnt sich für Multichannel-Partner ein kanalübergreifender Blick auf Bestell- und Rechnungsdaten. Genau dafür haben wir bei AMZ+ Consulting mit MarketplAIce eine eigene KI-Plattform entwickelt, die Bestell-, Preis- und Compliance-Daten über alle angebundenen Marktplätze zusammenführt — der Nutzen bei diesem Thema ist unspektakulär, aber real: Sie sehen, wie groß Ihr B2B-Anteil bei OTTO tatsächlich ist, statt zu schätzen.

Wichtig zur Einordnung: Dieser Beitrag gibt einen praxisorientierten Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Fristen, Umsatzgrenzen und Formatanforderungen sollten Sie für Ihren konkreten Fall mit Ihrem Steuerberater abstimmen.

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Was Sie jetzt tun können

Der wichtigste Schritt ist nicht der Versand, sondern der Empfang — und der ist seit über anderthalb Jahren Pflicht.

Prüfen Sie diese Woche drei Dinge. Erstens: Können Sie eine XRechnung im XML-Format öffnen und in Ihre Buchhaltung übernehmen? Zweitens: Wo wird diese Datei archiviert, und ist die Ablage revisionssicher? Drittens: Kennen alle Ihre Lieferanten Ihre Rechnungsadresse für den Eingangskanal?

Ziehen Sie danach Ihren Vorjahresumsatz über alle Kanäle heran und ordnen Sie sich einer der beiden Versandstufen zu. Wer über 800.000 Euro liegt, sollte spätestens im Herbst 2026 mit Testrechnungen starten.

Werten Sie außerdem aus, wie viele Ihrer OTTO-Bestellungen tatsächlich von Unternehmen kommen. Diese eine Zahl bestimmt, wie viel Aufwand Sie überhaupt in die Ausgangsseite stecken müssen — und ob sich eine engere Verzahnung mit Ihrer laufenden OTTO-Abrechnung lohnt, wie im Beitrag zu OTTO Buchhaltung und Abrechnung beschrieben.

Wenn Sie unsicher sind, wie groß Ihr B2B-Risiko bei OTTO tatsächlich ist oder wie sich das Thema in Ihre Multichannel-Prozesse einfügt, ist das ein guter Ausgangspunkt für ein Erstgespräch mit AMZ+ Consulting. Wir schauen uns gemeinsam Ihre Datenwege an — und sagen Ihnen offen, wenn Ihr Steuerberater das Thema bereits vollständig abdeckt.

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FAQ

Muss ich meine OTTO-Kundenrechnungen ab 2027 als E-Rechnung ausstellen?

Für Rechnungen an private Endkunden nicht. Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Nur wenn Sie an ein inländisches Unternehmen für dessen Betrieb liefern, greift die Regelung — dann abhängig von Ihrem Vorjahresumsatz ab 2027 oder 2028.

Reicht ein PDF per E-Mail als E-Rechnung aus?

Nein. Ein reines PDF gilt umsatzsteuerlich als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung. Erforderlich ist ein strukturiertes Format nach EN 16931, in der Praxis XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 beziehungsweise 2.2. Bei ZUGFeRD ist das PDF nur die Hülle um die maßgebliche XML-Datei.

Was passiert, wenn ich eine E-Rechnung nicht empfangen kann?

Die Empfangspflicht besteht seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist. Ein Lieferant darf Ihnen eine E-Rechnung schicken, und Sie können den Empfang nicht verweigern. Können Sie die Datei nicht verarbeiten und archivieren, riskieren Sie Probleme beim Vorsteuerabzug und bei einer Betriebsprüfung.

Bietet OTTO selbst eine technische Lösung für E-Rechnungen an?

Nach aktuellem Kenntnisstand hat OTTO bislang keine öffentlich bekannte, marktplatzspezifische technische Lösung für E-Rechnungen zwischen Partnern und der Plattform kommuniziert. Die Verantwortung für Format, Versand und Archivierung liegt damit bei Ihrem eigenen Rechnungs- oder Warenwirtschaftssystem.

Gilt die 800.000-Euro-Schwelle nur für meinen OTTO-Umsatz?

Nein. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz Ihres Unternehmens über alle Vertriebskanäle hinweg — also inklusive Amazon, Kaufland, eBay, Temu oder eigenem Shop, sofern vorhanden. Die Schwelle ist unternehmensbezogen, nicht kanalbezogen.

Bin ich als Kleinunternehmer von der E-Rechnung befreit?

Von der Pflicht zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG über § 34a UStDV befreit. Papier- und PDF-Rechnungen bleiben für sie zulässig. Die Empfangspflicht gilt aber auch für Kleinunternehmer seit dem 1. Januar 2025.

Ab wann sollte ich als OTTO-Partner konkret mit der Umstellung beginnen?

Der Empfang sollte bereits heute funktionieren. Für die Ausgangsseite gilt: Liegt Ihr Umsatz 2026 über 800.000 Euro, planen Sie Testrechnungen für den Herbst 2026 ein. Alle anderen haben bis Anfang 2028 Zeit, sollten die Softwarefrage aber mit dem nächsten ohnehin anstehenden Systemwechsel mitlösen.

Über den Autor

Jorginho Engelmeyer ist Geschäftsführer der AMZ+ Consulting GmbH und seit über 8 Jahren auf Amazon, Otto, Kaufland, eBay und Temu für Händler aktiv.

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