eBay E-Rechnung 2026: Pflicht für B2B-Verkäufer

Die kurze Antwort: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Bis Ende 2026 dürfen Sie als eBay-Verkäufer B2B-Rechnungen noch als PDF oder auf Papier ausstellen. Ab dem 1. Januar 2027 wird die strukturierte E-Rechnung für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro verpflichtend, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft. eBay selbst erzeugt keine Käuferrechnung – die E-Rechnungspflicht müssen Sie als Verkäufer über ein eigenes Rechnungs- oder Buchhaltungstool erfüllen.

Für Sie als gewerblicher eBay-Verkäufer bedeutet das: 2026 ist das entscheidende Übergangsjahr, um Ihre Rechnungsprozesse zu stabilisieren, bevor die Fristen 2027 und 2028 greifen. AMZ+ Consulting beobachtet bei Marktplatz-Händlern regelmäßig, dass diese Umstellung unterschätzt wird, weil sie zunächst wie ein reines Buchhaltungsthema wirkt – tatsächlich betrifft sie aber auch Prozesse, Software-Auswahl und die Zusammenarbeit mit Zahlungsdienstleistern. Wer die Umstellung frühzeitig plant, vermeidet außerdem den Zeitdruck, der bei vielen Unternehmen erfahrungsgemäß erst kurz vor Ablauf einer gesetzlichen Frist entsteht.

Der Fahrplan zur E-Rechnungspflicht im Überblick

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland wird stufenweise eingeführt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen technisch in der Lage sein, elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen und zu verarbeiten – unabhängig von der eigenen Unternehmensgröße. Diese Empfangspflicht gilt bereits jetzt und betrifft auch kleinere eBay-Händler.

Für das Versenden von E-Rechnungen gelten dagegen Übergangsfristen. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Sie Papierrechnungen und andere elektronische Formate wie PDFs weiterhin versenden, PDF-Rechnungen allerdings nur, wenn der Empfänger dem zustimmt. Ab dem 1. Januar 2027 wird die strukturierte E-Rechnung für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz über 800.000 Euro im Vorjahr verpflichtend. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter dieser Schwelle gilt eine verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027.

Ab dem 1. Januar 2028 greift die Pflicht dann vollständig für alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft. Eine wichtige Ausnahme betrifft Kleinunternehmer nach Paragraf 19 Umsatzsteuergesetz: Sie sind dauerhaft vom Versenden strukturierter E-Rechnungen befreit, müssen aber weiterhin in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Rechtskonform sind nach dieser Regelung ausschließlich strukturierte elektronische Rechnungen, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In der Praxis haben sich dafür in Deutschland vor allem zwei Formate durchgesetzt: XRechnung als rein strukturiertes XML-Format und ZUGFeRD als Hybridformat, das ein menschenlesbares PDF mit eingebetteten strukturierten Daten kombiniert.

Wichtig für eBay-Verkäufer: Die Pflicht betrifft ausschließlich B2B-Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Verkäufe an Privatkunden sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen, auch wenn eine saubere digitale Rechnungsstellung dort ebenfalls sinnvoll bleibt. Mehr zu den grundsätzlichen Rechnungspflichten im B2B-Geschäft finden Sie in unserem Artikel zu eBay B2B verkaufen und Rechnungskauf.

Für innergemeinschaftliche B2B-Lieferungen und Verkäufe an Unternehmen außerhalb Deutschlands gelten zusätzlich eigene, teils abweichende Regelungen der jeweiligen Zielländer, die sich nicht automatisch nach dem deutschen Fahrplan richten. Wer regelmäßig grenzüberschreitend an Geschäftskunden verkauft, sollte deshalb parallel zur deutschen E-Rechnungspflicht auch die Vorgaben der wichtigsten Zielmärkte im Blick behalten, da einzelne EU-Länder ihre eigenen E-Rechnungspflichten bereits früher oder mit abweichenden Formaten einführen.

Was das für Ihre eBay-Rechnungsprozesse konkret bedeutet

eBay selbst stellt für Käufe über die Plattform keine automatische Käuferrechnung im Namen des Verkäufers aus. Als gewerblicher Verkäufer sind Sie deshalb schon heute dafür verantwortlich, bei B2B-Verkäufen eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben nach Umsatzsteuergesetz zu erstellen – und ab den jeweiligen Stichtagen eben in strukturierter E-Rechnungs-Form.

Für die technische Umsetzung reicht bei kleineren Sortimenten häufig eine Rechnungssoftware mit eBay-Schnittstelle, die XRechnung oder ZUGFeRD nativ unterstützt. Bei größeren Sortimenten oder mehreren Vertriebskanälen lohnt sich dagegen oft eine Anbindung an ein ERP-System, das Rechnungsdaten automatisch aus den Bestelldaten mehrerer Marktplätze zusammenführt. Wer parallel auf eBay, Amazon und Kaufland verkauft, sollte die Rechnungsprozesse kanalübergreifend vereinheitlichen, statt für jeden Marktplatz eine eigene Insellösung zu betreiben.

Ein weiterer praktischer Punkt betrifft die Zusammenarbeit mit Zahlungsdienstleistern für Rechnungskauf, etwa bei B2B-Rechnungslösungen über Riverty. Diese Dienstleister prüfen zwar Bonität und Zahlungsabwicklung, ersetzen aber nicht Ihre eigene, gesetzeskonforme Rechnungsstellung an den Käufer. Beide Prozesse – Zahlungsabwicklung und Rechnungserstellung – laufen parallel und sollten technisch sauber miteinander verzahnt sein.

Auch die Archivierungspflichten ändern sich durch die Umstellung nicht grundsätzlich: E-Rechnungen müssen wie bisherige Rechnungen revisionssicher und für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufbewahrt werden. Der Unterschied liegt darin, dass strukturierte Daten eine automatisierte Prüfung durch Finanzämter im Rahmen von Betriebsprüfungen erheblich erleichtern – ein Aspekt, den viele Händler beim Umstieg unterschätzen.

Wer die Umstellung frühzeitig angeht, profitiert zusätzlich von einer saubereren, stärker automatisierten Buchhaltung, weil sich strukturierte Rechnungsdaten leichter in Buchhaltungssoftware importieren lassen als gescannte PDFs oder Papierbelege. AMZ+ Consulting empfiehlt Händlern deshalb, die Umstellung nicht erst kurz vor den gesetzlichen Fristen anzugehen, sondern bereits 2026 mit der Softwareauswahl zu beginnen.

Ein weiterer Vorteil einer frühzeitigen Umstellung liegt in der internen Vorbereitung Ihres Teams. Mitarbeitende, die bislang Papierrechnungen oder PDFs manuell prüfen und ablegen, müssen sich an neue, stärker automatisierte Abläufe gewöhnen. Diese Umstellung lässt sich deutlich entspannter gestalten, wenn genug Zeit für Tests und Rückfragen bleibt, statt sie im laufenden Tagesgeschäft kurz vor einer gesetzlichen Frist durchzusetzen.

In 5 Schritten zur E-Rechnungs-Bereitschaft auf eBay

1. Empfangsfähigkeit sicherstellen. Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Software E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD bereits empfangen und verarbeiten kann.

2. Eigene B2B-Umsätze und Fristen einordnen. Klären Sie anhand Ihres Vorjahresumsatzes, ob für Sie ab 2027 oder erst ab 2028 die Pflicht zum Versenden strukturierter E-Rechnungen greift.

3. Rechnungssoftware mit eBay-Anbindung auswählen. Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die Bestelldaten automatisch übernimmt und XRechnung oder ZUGFeRD nativ erzeugt.

4. Prozesse mit Zahlungsdienstleistern abstimmen. Stellen Sie sicher, dass Rechnungskauf-Anbieter wie Riverty und Ihre eigene Rechnungsstellung technisch sauber zusammenspielen.

5. Team und Buchhaltung schulen. Bereiten Sie Ihr Team frühzeitig auf die neuen Formate vor, statt die Umstellung erst bei der ersten verpflichtenden E-Rechnung zu erklären.

Wer diese fünf Schritte bereits 2026 durchläuft, vermeidet den Zeitdruck, der viele Unternehmen kurz vor den Stichtagen 2027 und 2028 erfahrungsgemäß trifft. Gerade die Auswahl der passenden Software in Schritt drei sollte nicht überstürzt erfolgen, da ein späterer Wechsel meist aufwendiger ist als eine sorgfältige Erstauswahl.

Rechenbeispiel: Angenommen, ein Händler verschiebt die Umstellung zu lange

Nehmen wir hypothetisch an, ein eBay-Händler mit einem Vorjahresumsatz von 950.000 Euro fällt ab dem 1. Januar 2027 unter die Pflicht zum Versenden strukturierter E-Rechnungen, weil sein Umsatz über der 800.000-Euro-Schwelle liegt. Beginnt er erst im Dezember 2026 mit der Suche nach einer passenden Software, bleiben ihm realistisch nur wenige Wochen für Auswahl, Einrichtung und Testphase.

Verzögert sich die technische Umsetzung dadurch hypothetisch um sechs Wochen über den Stichtag hinaus, riskiert der Händler nicht nur Beanstandungen bei Betriebsprüfungen, sondern auch Zahlungsverzögerungen von B2B-Kunden, die ihrerseits auf eine korrekte E-Rechnung für den eigenen Vorsteuerabzug angewiesen sind. Bei angenommenen 40 B2B-Rechnungen pro Monat mit durchschnittlich 600 Euro Bestellwert entspricht das einem monatlichen Umsatzvolumen von 24.000 Euro, dessen Zahlungseingang sich im ungünstigsten Fall verzögert.

Beginnt der Händler dagegen bereits im Sommer 2026 mit der Softwareauswahl und Testphase, lässt sich die Umstellung in Ruhe über mehrere Monate verteilen, ohne den laufenden Geschäftsbetrieb zu belasten. Dieses Rechenbeispiel zeigt, warum sich eine frühzeitige Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht auszahlt, statt sie bis kurz vor der Frist aufzuschieben.

Nehmen wir hypothetisch weiter an, derselbe Händler nutzt die zusätzliche Vorbereitungszeit auch dafür, seine Buchhaltung insgesamt stärker zu automatisieren, etwa durch eine automatische Zuordnung von Zahlungseingängen zu Rechnungen. Ein solcher Nebeneffekt lässt sich in der reinen E-Rechnungsumstellung selten separat beziffern, wird von Händlern im Nachhinein aber häufig als der größere praktische Gewinn beschrieben als die reine Pflichterfüllung selbst.

Wenn Sie unsicher sind, wie sich die E-Rechnungspflicht auf Ihre eBay-Prozesse konkret auswirkt, sprechen wir gerne im kostenlosen Erstgespräch darüber, wie AMZ+ Consulting Sie bei der Vorbereitung unterstützen kann.

Was Sie jetzt tun können

Prüfen Sie zunächst, ob Ihre aktuelle Rechnungssoftware E-Rechnungen bereits empfangen kann – diese Pflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 unabhängig von Ihrer Unternehmensgröße. Klären Sie anschließend anhand Ihres Vorjahresumsatzes, ob für Sie die Versandpflicht ab 2027 oder erst ab 2028 greift.

Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrem Steuerberater darüber, welche Software-Lösung am besten zu Ihrem Sortiment und Ihren Vertriebskanälen passt, statt die Entscheidung auf den letzten Drücker zu treffen. Gerade bei mehreren Marktplätzen parallel lohnt sich eine kanalübergreifend einheitliche Lösung.

AMZ+ Consulting unterstützt Marktplatz-Händler dabei, regulatorische Umstellungen wie die E-Rechnungspflicht sauber in bestehende Prozesse zu integrieren, ohne den Tagesgeschäft zu stören. Gerade weil sich die Fristen 2027 und 2028 an Ihrem individuellen Vorjahresumsatz orientieren, lohnt sich eine frühzeitige, konkrete Einordnung statt einer pauschalen Einschätzung anhand grober Umsatzgrößenklassen. Wenn Sie Ihre Rechnungsprozesse für eBay und weitere Kanäle zukunftssicher aufstellen möchten, buchen Sie gerne ein kostenloses Erstgespräch. Auch ein Blick auf unsere Leistungen lohnt sich, wenn Sie Prozesse marktplatzübergreifend bündeln möchten.

FAQ: Häufige Fragen zur eBay E-Rechnungspflicht 2026

Ab wann muss ich als eBay-Verkäufer E-Rechnungen empfangen können?

Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland technisch in der Lage sein, elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen. Diese Pflicht gilt unabhängig von Ihrer Unternehmensgröße.

Bis wann darf ich B2B-Rechnungen noch als PDF versenden?

Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Sie B2B-Rechnungen noch als PDF oder auf Papier ausstellen. PDF-Rechnungen sind dabei nur zulässig, wenn der Empfänger dem ausdrücklich zustimmt.

Wann wird die strukturierte E-Rechnung für mich als eBay-Verkäufer verpflichtend?

Das hängt von Ihrem Vorjahresumsatz ab. Liegt dieser über 800.000 Euro, gilt die Pflicht ab dem 1. Januar 2027. Für Unternehmen darunter gilt eine verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027, ab 2028 gilt die Pflicht dann für alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft.

Erstellt eBay die E-Rechnung automatisch für mich?

Nein. eBay generiert keine Käuferrechnung im Namen des Verkäufers. Sie benötigen ein eigenes Rechnungs- oder Buchhaltungstool, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann.

Welche Formate gelten als rechtskonforme E-Rechnung?

Nur strukturierte elektronische Rechnungen, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, gelten als rechtskonform. In Deutschland haben sich dafür vor allem XRechnung und ZUGFeRD durchgesetzt.

Betrifft die E-Rechnungspflicht auch meine Verkäufe an Privatkunden?

Nein, die Pflicht gilt ausschließlich für inländische B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen. Verkäufe an Privatkunden sind davon nicht betroffen, auch eine grenzüberschreitende B2B-Lieferung folgt in der Regel eigenen, länderspezifischen Regelungen statt dem rein deutschen Fahrplan.

Sind Kleinunternehmer von der E-Rechnungspflicht befreit?

Kleinunternehmer nach Paragraf 19 Umsatzsteuergesetz sind dauerhaft vom Versenden strukturierter E-Rechnungen befreit, müssen aber weiterhin in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Über den Autor

Jorginho Engelmeyer ist Geschäftsführer der AMZ+ Consulting GmbH und seit über 8 Jahren auf Amazon, Otto und Kaufland für Händler aktiv. Mehr über ihn und das Team erfahren Sie über uns.

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Zuletzt aktualisiert: 12.08.2026