Kaufland E-Rechnung 2026: Pflichten für Händler

Die kurze Antwort: Die deutsche E-Rechnungspflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmern — also B2B. Ihre normalen Kundenrechnungen an Privatkäufer auf Kaufland fallen nicht darunter.

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, ohne Übergangsfrist. Für das Versenden gelten Übergangsfristen: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ab dem 1. Januar 2027 strukturierte E-Rechnungen ausstellen, alle übrigen ab dem 1. Januar 2028 (Stand: August 2026, Quelle: Bundesfinanzministerium, FAQ zur obligatorischen E-Rechnung).

Ein reines PDF ist keine E-Rechnung. Zulässig sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931, in der Praxis XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 beziehungsweise 2.2.

Für Kaufland-Händler heißt das konkret: Die Pflicht trifft Sie vor allem auf der Eingangsseite und im Verhältnis zu Ihren Geschäftskunden und Dienstleistern — nicht bei der Standard-Endkundenrechnung.

Warum die Unterscheidung B2B und B2C hier alles entscheidet

Die meiste Verwirrung im Marktplatzhandel entsteht an genau einer Stelle: Händler lesen „E-Rechnungspflicht" und denken, sie müssten ab sofort jede Kundenrechnung als XML ausstellen. Das ist nicht der Fall.

Die Regelung in § 14 UStG bezieht sich auf Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern. Rechnungen an private Endkunden sind davon nicht erfasst.

Auf Kaufland verkaufen die allermeisten Händler ganz überwiegend an Verbraucher. Für diese Rechnungen dürfen Sie weiterhin PDF oder Papier verwenden — vorausgesetzt, alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben stimmen.

⚠️ Trotzdem entsteht ein B2B-Anteil, und der wird gern übersehen. Gewerbliche Käufer bestellen auch auf Verbrauchermarktplätzen, teils mit Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und teils über Rechnungskauf.

Sobald ein inländischer Unternehmer für sein Unternehmen kauft und Sie eine Rechnung an dieses Unternehmen ausstellen, handelt es sich um einen B2B-Umsatz im Sinne der Vorschrift. Ob Sie das im Bestelldatensatz überhaupt erkennen können, ist die eigentliche operative Frage. Wir gehen darauf im Beitrag zu Kaufland Rechnungskauf und B2B-Zahlungsarten tiefer ein.

Der zweite, viel größere B2B-Block liegt auf der Eingangsseite. Jede Rechnung, die Sie von Lieferanten, Fulfillment-Dienstleistern, Softwareanbietern, Agenturen oder Ihrem Steuerberater bekommen, ist eine B2B-Rechnung.

Genau hier greift die Empfangspflicht bereits seit Anfang 2025 — und zwar ohne jede Übergangsfrist. Das ist der Teil, den viele Händler bis heute nicht sauber umgesetzt haben.

Was Kaufland selbst regelt und was Ihre Aufgabe bleibt

Kaufland trennt die Verantwortlichkeiten klar. Als Händler sind grundsätzlich Sie für die Ausstellung der Rechnung an den Endkunden verantwortlich (Stand: August 2026, Quelle: Kaufland Global Marketplace, Seller University, Kundenrechnungen).

Es gibt eine wichtige Ausnahme: das Modell des fiktiven Lieferers. Fällt eine Bestellung darunter, versendet Kaufland Global Marketplace die Rechnung an den Endkunden, und zwar immer in der Landessprache. Sie bleiben dabei Vertragspartner des Kunden und weiterhin für Produkthaftung und Gewährleistung verantwortlich.

Weitere formale Vorgaben aus der Seller University, die im Alltag oft übersehen werden:

Sprache: Kundenrechnungen müssen nicht zwingend in der Landessprache des Verkaufslands erstellt werden. Lokale Behörden dürfen im Prüfungsfall aber Rechnungen in der Landessprache anfordern.

Steuersätze: Sie sind verpflichtet, den Steuersatz gemäß den Umsatzsteuergesetzen des Landes auszuweisen, in dem Ihr Kunde ansässig ist.

Keine Eigenwerbung: Die bereitgestellte Rechnung darf über die rechtlich erforderlichen Geschäftsangaben hinaus keine weiteren Webadressen oder Links zum eigenen Shop enthalten.

Recyclingabgaben: In Tschechien und der Slowakei müssen Recyclingbeiträge für Elektro- und Elektronikgeräte separat als „recycling fee" ausgewiesen werden, in Frankreich als „Eco-Participation" — für Elektrogeräte und Einrichtungsgegenstände.

Polen: Auf Rechnungen in Polen ist die BDO-Nummer anzugeben.

💡 Was Kaufland nicht macht: Die Plattform stellt keinen E-Rechnungs-Service für Ihre B2B-Ausgangsrechnungen bereit und prüft nicht, ob Ihr Rechnungsformat der EN 16931 entspricht. Das bleibt vollständig Ihre Aufgabe.

Bei AMZ+ Consulting sehen wir genau hier die typische Lücke: Die Kaufland-Vorgaben werden erfüllt, die nationalen Formatvorgaben aber nicht — weil beide Themen in unterschiedlichen Abteilungen liegen.

Die Fristen im Detail: Wer wann was können muss

Sortieren wir die Zeitachse, weil in Foren viele halbrichtige Varianten kursieren.

Seit 1. Januar 2025 — Empfang: Alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich müssen E-Rechnungen empfangen, lesen und revisionssicher archivieren können. Es gibt hierfür keine Übergangsfrist und keine Umsatzgrenze. Ein E-Mail-Postfach reicht formal als Empfangsweg aus, ersetzt aber keine Verarbeitung und Archivierung.

Bis 31. Dezember 2026 — Übergang beim Versand: In diesem Zeitraum dürfen Sie für B2B-Umsätze weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden.

Ab 1. Januar 2027 — Versandpflicht für größere Unternehmen: Wer im Vorjahr, also 2026, mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz erzielt hat, muss B2B-Rechnungen im strukturierten Format ausstellen.

Ab 1. Januar 2028 — Versandpflicht für alle übrigen: Unternehmen mit bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz folgen zwei Jahre später.

Sonderfall Kleinunternehmer: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind über § 34a UStDV von der Pflicht befreit, strukturierte E-Rechnungen auszustellen. Papier und PDF bleiben für sie zulässig — die Empfangspflicht gilt aber auch für sie (Stand: August 2026, Quelle: Jahressteuergesetz 2024 beziehungsweise § 34a UStDV).

✅ Merken Sie sich die Kernlogik: Empfangen müssen alle, und zwar längst. Senden müssen Sie erst später, gestaffelt nach Umsatz.

Zu den Formaten: XRechnung ist ein reines XML-Format ohne menschenlesbare Darstellung. ZUGFeRD ist ein Hybridformat — ein PDF mit eingebetteter XML-Datei, das der Mensch als PDF liest und die Buchhaltungssoftware als XML verarbeitet. Beide erfüllen die Vorgaben der EN 16931.

Für Marktplatzhändler ist ZUGFeRD in der Praxis meist der bequemere Weg, weil Ihre Kunden weiterhin ein lesbares PDF sehen. Wie sich das in die laufende Abrechnung einfügt, behandeln wir im Beitrag zur Kaufland Buchhaltung und Abrechnung.

In 8 Schritten: So machen Sie Ihren Kaufland-Betrieb E-Rechnungs-fest

Der Aufwand ist überschaubar, wenn Sie in dieser Reihenfolge vorgehen.

1. Empfangskanal festlegen und kommunizieren. Richten Sie eine dedizierte Rechnungs-E-Mail-Adresse ein und teilen Sie diese allen Lieferanten und Dienstleistern mit. Stellen Sie sicher, dass XML-Anhänge nicht vom Spamfilter blockiert werden.
2. Eingangsrechnungen verarbeitbar machen. Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagementsoftware XRechnung und ZUGFeRD einlesen kann. Wenn nicht, klären Sie mit Ihrem Steuerberater, welches Tool zu Ihrem Setup passt.
3. Archivierung klären. Die strukturierte Datei ist das Original und muss unverändert aufbewahrt werden — ein Ausdruck oder ein separat erzeugtes PDF reicht nicht. Prüfen Sie Aufbewahrungsfristen und Revisionssicherheit gemeinsam mit Ihrem Berater.
4. Ihren B2B-Anteil messen. Werten Sie Ihre Kaufland-Bestellungen der letzten zwölf Monate darauf aus, wie viele Käufe auf ein Unternehmen mit inländischer Anschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer laufen. Diese Zahl entscheidet über die Dringlichkeit auf der Ausgangsseite.
5. Vorjahresumsatz prüfen. Ermitteln Sie Ihren Gesamtumsatz 2026. Liegt er über 800.000 Euro, sind Sie ab dem 1. Januar 2027 versandpflichtig — dann bleibt Ihnen kein volles Jahr mehr Vorlauf.
6. Format festlegen und testen. Entscheiden Sie sich für XRechnung oder ZUGFeRD und erzeugen Sie Testrechnungen. Lassen Sie diese von Ihrem Steuerberater oder über einen Validator gegen die EN 16931 prüfen, bevor Sie live gehen.
7. Kaufland-Vorgaben gegenprüfen. Kontrollieren Sie Ihre Rechnungsvorlage auf korrekte Steuersätze je Zielland, länderspezifische Recyclingpositionen, die BDO-Nummer für Polen und darauf, dass keine Shop-Links enthalten sind.
8. Prozess dokumentieren und Termin setzen. Halten Sie schriftlich fest, wer Rechnungen erstellt, in welchem Format und wo archiviert wird. Setzen Sie eine Wiedervorlage auf Herbst 2026, um den Stand vor der ersten Stufe zu prüfen.

Rechenbeispiel: Was die Umstellung ungefähr kostet

Das folgende Beispiel ist hypothetisch und beschreibt keinen realen Kundenfall. Es soll nur die Größenordnung greifbar machen.

Angenommen, ein Kaufland-Händler mit rund 1,2 Millionen Euro Jahresumsatz stellt monatlich etwa 900 Kundenrechnungen aus, davon geschätzt 4 Prozent an gewerbliche Käufer.

Betroffene B2B-Ausgangsrechnungen: 900 × 4 % = 36 Rechnungen pro Monat, also rund 430 im Jahr. Diese Menge rechtfertigt keine eigene Speziallösung, sondern spricht für ein Rechnungsmodul, das ZUGFeRD einfach mit ausgibt.

Softwarekosten: Eine Erweiterung im Rechnungs- oder Warenwirtschaftssystem liegt erfahrungsgemäß im niedrigen zweistelligen Monatsbereich. Bei angenommenen 30 Euro netto pro Monat sind das 360 Euro im Jahr.

Einmaliger Einrichtungsaufwand: Formatwahl, Vorlagenanpassung, Testläufe und Abstimmung mit dem Steuerberater — angesetzt mit 8 Stunden à 45 Euro = 360 Euro.

Gesamt im ersten Jahr: rund 720 Euro. Dem gegenüber steht das Risiko fehlerhafter Rechnungen, das im Prüfungsfall deutlich teurer werden kann.

⚠️ Alle Werte sind Annahmen zur Veranschaulichung. Ihre tatsächlichen Kosten hängen von Ihrem System, Ihrem B2B-Anteil und Ihrer Ländermatrix ab.

Wo Compliance und Tagesgeschäft zusammenlaufen

Die E-Rechnung ist selten ein isoliertes Thema. Sie hängt an denselben Stammdaten wie Ihre Umsatzsteuerlogik, Ihre Preisfindung und Ihre Pflichtangaben im Listing.

Wenn Sie in mehreren Kaufland-Ländern verkaufen, kommen unterschiedliche Steuersätze und Meldepflichten dazu. Die Grundlagen dazu haben wir im Beitrag zu Kaufland Umsatzsteuer und OSS zusammengefasst.

Aus Agentursicht ist der wunde Punkt fast immer die Datenlage. Wer nicht weiß, welcher Anteil seiner Bestellungen gewerblich ist, kann weder Aufwand noch Risiko einschätzen.

Genau deshalb haben wir bei AMZ+ Consulting mit MarketplAIce eine eigene KI-Plattform entwickelt, die Bestell-, Preis- und Compliance-Daten über alle angebundenen Marktplätze hinweg zusammenführt. Der Nutzen bei diesem Thema ist unspektakulär, aber real: Sie sehen, wie groß Ihr B2B-Anteil tatsächlich ist, statt zu schätzen.

Wichtig zur Einordnung: Dieser Beitrag gibt einen praxisorientierten Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Fristen, Umsatzgrenzen und Formatanforderungen sollten Sie für Ihren konkreten Fall mit Ihrem Steuerberater abstimmen.

Wann sich Unterstützung lohnt — und wann nicht

Ehrlich: Wenn Sie ein sauber geführtes Rechnungssystem und einen aktiven Steuerberater haben, brauchen Sie für die E-Rechnung keine Agentur. Das ist überwiegend eine steuerliche und softwareseitige Aufgabe, und Ihr Steuerberater ist dafür die bessere Adresse.

Sinnvoll wird Marktplatz-Beratung dann, wenn das Thema in ein größeres Bild gehört: mehrere Marktplätze, mehrere Länder, unklarer B2B-Anteil, Bestell- und Rechnungsdaten in getrennten Systemen. Dann geht es weniger um Formate als um Prozesse und Datenflüsse.

Bei AMZ+ Consulting fangen wir in solchen Fällen mit einer Bestandsaufnahme der Datenwege an — welche Bestellung landet in welchem System, und wo entsteht die Rechnung. Wenn sich zeigt, dass Ihr Steuerberater das Thema bereits abdeckt, sagen wir Ihnen das offen.

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Was Sie jetzt tun können

Der wichtigste Schritt ist nicht der Versand, sondern der Empfang — und der ist seit über anderthalb Jahren Pflicht.

Prüfen Sie diese Woche drei Dinge. Erstens: Können Sie eine XRechnung im XML-Format öffnen und in Ihre Buchhaltung übernehmen? Zweitens: Wo wird diese Datei archiviert, und ist die Ablage revisionssicher? Drittens: Kennen alle Ihre Lieferanten Ihre Rechnungsadresse?

Ziehen Sie danach Ihren Vorjahresumsatz heran und ordnen Sie sich einer der beiden Versandstufen zu. Wer über 800.000 Euro liegt, sollte spätestens im Herbst 2026 mit Testrechnungen starten.

Und werten Sie einmal aus, wie viele Ihrer Kaufland-Bestellungen tatsächlich von Unternehmen kommen. Diese eine Zahl bestimmt, wie viel Aufwand Sie überhaupt in die Ausgangsseite stecken müssen. Zum Zusammenspiel mit gewerblichen Käufern lohnt ergänzend der Beitrag zu Kaufland B2B und Geschäftskunden.

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FAQ: Häufige Fragen zur E-Rechnung auf Kaufland

Muss ich meine Kaufland-Kundenrechnungen ab 2027 als E-Rechnung ausstellen?

Für Rechnungen an private Endkunden nicht. Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Nur wenn Sie an ein inländisches Unternehmen für dessen Betrieb liefern, greift die Regelung — dann abhängig von Ihrem Vorjahresumsatz ab 2027 oder 2028.

Reicht ein PDF per E-Mail als E-Rechnung aus?

Nein. Ein reines PDF gilt umsatzsteuerlich als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung. Erforderlich ist ein strukturiertes Format nach EN 16931, in der Praxis XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 beziehungsweise 2.2. Bei ZUGFeRD ist das PDF nur die Hülle um die maßgebliche XML-Datei.

Was passiert, wenn ich eine E-Rechnung nicht empfangen kann?

Die Empfangspflicht besteht seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist. Ein Lieferant darf Ihnen eine E-Rechnung schicken, und Sie können den Empfang nicht verweigern. Wenn Sie die Datei nicht verarbeiten und archivieren können, riskieren Sie Probleme beim Vorsteuerabzug und bei einer Betriebsprüfung.

Gilt die Pflicht auch für meine Verkäufe auf Kaufland.pl oder Kaufland.cz?

Die deutsche E-Rechnungspflicht bezieht sich auf Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern. Für grenzüberschreitende Umsätze gelten die Regeln des jeweiligen Landes, die sich unterscheiden können. Klären Sie Ihre konkrete Ländermatrix mit Ihrem Steuerberater.

Wer stellt die Rechnung, wenn das Modell des fiktiven Lieferers greift?

In diesem Fall versendet Kaufland Global Marketplace die Rechnung an den Endkunden, immer in der Landessprache (Stand: August 2026, Quelle: Kaufland Seller University). Sie bleiben Vertragspartner des Kunden und weiterhin für Produkthaftung und Gewährleistung verantwortlich.

Bin ich als Kleinunternehmer von der E-Rechnung befreit?

Von der Pflicht zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG über § 34a UStDV befreit. Papier- und PDF-Rechnungen bleiben zulässig. Die Empfangspflicht gilt aber auch für Kleinunternehmer seit dem 1. Januar 2025.

Ab wann sollte ich konkret mit der Umstellung beginnen?

Der Empfang sollte bereits heute funktionieren. Für die Ausgangsseite gilt: Liegt Ihr Umsatz 2026 über 800.000 Euro, planen Sie Testrechnungen für Herbst 2026 ein. Alle anderen haben bis Anfang 2028 Zeit, sollten die Software-Frage aber mit dem nächsten ohnehin anstehenden Systemwechsel mitlösen.

Über den Autor

Jorginho Engelmeyer ist Geschäftsführer der AMZ+ Consulting GmbH und seit über 8 Jahren auf Amazon, Otto, Kaufland, eBay und Temu für Händler aktiv.

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