EU-Verantwortlicher bei Kaufland 2026: GPSR-Pflicht

Die kurze Antwort: Seit dem 13. Dezember 2024 gilt die EU-Produktsicherheitsverordnung GPSR (VO (EU) 2023/988) unmittelbar. Nach Artikel 16 darf ein Produkt nur dann auf dem EU-Markt bereitgestellt werden, wenn es einen in der EU niedergelassenen Wirtschaftsakteur gibt, der die dort genannten Aufgaben übernimmt. Sitzt Ihr Hersteller außerhalb der EU, brauchen Sie also zwingend einen EU-Verantwortlichen — entweder einen EU-Importeur, einen benannten Bevollmächtigten oder Sie selbst, wenn Sie als Importeur auftreten. Kaufland fragt diese Daten im Seller Portal in einem eigenen Reiter ab, getrennt von den Herstellerdaten. Fehlen die Angaben, werden Angebote deaktiviert. Die Daten müssen zusätzlich für Verbraucher sichtbar sein: Name, eingetragener Handelsname, Postanschrift und elektronische Kontaktadresse.

Dieser Artikel zeigt Ihnen, wer in Ihrer Lieferkette welche Rolle hat, wie Sie die Daten bei Kaufland korrekt hinterlegen und mit welchen Kosten Sie realistisch rechnen müssen.

Was der EU-Verantwortliche nach Artikel 16 GPSR genau ist

Die GPSR kennt vier Wirtschaftsakteure: Hersteller, Bevollmächtigter, Importeur und Händler. Der "EU-Verantwortliche" ist kein fünfter Akteur, sondern eine Funktion, die einer dieser Rollen zufällt.

Artikel 16 formuliert eine harte Marktzugangsschranke. Ein Produkt darf nur in Verkehr gebracht werden, wenn ein in der Union niedergelassener Wirtschaftsakteur existiert, der die Aufgaben aus Artikel 4 Absatz 3 der Marktüberwachungsverordnung (EU) 2019/1020 übernimmt.

Konkret bedeutet das: Diese Person hält die technische Dokumentation bereit, prüft die Konformitätsunterlagen, kooperiert mit Marktüberwachungsbehörden und leitet bei Sicherheitsproblemen Korrekturmaßnahmen ein.

Wichtig für die Praxis: Die Reihenfolge ist nicht frei wählbar. Hat der Hersteller eine Niederlassung in der EU, ist er selbst der Verantwortliche. Ist er das nicht, kommt sein benannter Bevollmächtigter zum Zug. Existiert auch der nicht, wird der Importeur automatisch zum Verantwortlichen — und Importeur ist derjenige, der die Ware erstmals aus einem Drittland in die EU einführt.

Genau hier landen die meisten Kaufland-Händler, ohne es zu merken. Wer direkt aus China, der Türkei oder Großbritannien bestellt und die Ware selbst verzollt, ist rechtlich Importeur. Damit tragen Sie die volle Verantwortung nach Artikel 16 und müssen Ihre eigenen Daten auf dem Produkt, der Verpackung oder den Begleitunterlagen angeben.

Die Kennzeichnungspflicht ist dabei eigenständig. Artikel 16 verlangt, dass Name, eingetragener Handelsname oder eingetragene Handelsmarke sowie Postanschrift und elektronische Adresse des Verantwortlichen angegeben werden. Eine reine Angabe im Online-Listing reicht nicht, wenn das physische Produkt die Information nicht trägt.

⚠️ Ein häufiger Irrtum: Viele Händler glauben, die GPSR gelte nur für elektronische Geräte oder Spielzeug. Tatsächlich greift sie als Auffangregelung für nahezu alle Verbraucherprodukte, für die keine spezielleren Harmonisierungsvorschriften bestehen. Details zur Abgrenzung finden Sie in unserem Überblick zu Kaufland und der GPSR.

Wann Sie bei Kaufland einen EU-Verantwortlichen brauchen — und wann nicht

Die Prüfung läuft immer über die Lieferkette, nicht über die Produktkategorie. Entscheidend ist die Frage: Wer hat dieses Produkt erstmals in der EU bereitgestellt?

Fall A — Sie kaufen bei einem deutschen Großhändler. Dann hat vor Ihnen bereits jemand importiert. Dieser Importeur ist der EU-Verantwortliche. Sie sind Händler und müssen dessen Daten weitergeben, aber keine eigene Verantwortlichkeit übernehmen.

Fall B — Sie importieren selbst aus einem Drittland. Sie sind Importeur und damit selbst EU-Verantwortlicher. Ihre Firmendaten gehören auf Produkt und Listing.

Fall C — Ihr Hersteller sitzt außerhalb der EU und hat einen Bevollmächtigten benannt. Dann tragen Sie dessen Daten ein. Lassen Sie sich die schriftliche Bevollmächtigung zeigen — eine mündliche Zusage genügt nicht.

Fall D — Eigenmarke, produziert in Asien. Sie sind Hersteller im Sinne der GPSR, weil das Produkt unter Ihrem Namen oder Ihrer Marke vertrieben wird. Die Herstellerpflichten treffen Sie vollständig, inklusive Risikoanalyse und technischer Dokumentation.

Der Sonderfall, den viele übersehen: Ein Produkt kann mehrere Kennzeichnungspflichten parallel auslösen. Bei CE-pflichtigen Waren verlangen die harmonisierten Produktrichtlinien häufig zusätzlich einen Bevollmächtigten mit eigenen Aufgaben. Die GPSR-Angabe ersetzt diese nicht. Was dabei zu beachten ist, haben wir in unserem Beitrag zur Produktzertifizierung und CE-Kennzeichnung bei Kaufland aufgeschlüsselt.

Ein weiterer Punkt betrifft Bestandsware. Produkte, die vor dem 13. Dezember 2024 rechtmäßig in Verkehr gebracht wurden, dürfen weiterverkauft werden. Der Nachweis liegt aber bei Ihnen — ohne datierte Einkaufsbelege wird diese Argumentation gegenüber einer Behörde schwierig.

💡 Praxistipp aus unserer Arbeit bei AMZ+ Consulting: Legen Sie pro Lieferant ein Compliance-Blatt an, auf dem Sie Rolle, Sitzland und Verantwortlichen-Status festhalten. Diese Zuordnung macht die spätere Datenpflege im Seller Portal deutlich schneller.

Wo Kaufland die Daten abfragt: Seller Portal richtig befüllen

Kaufland trennt im Seller Portal zwei Datensätze: die Herstellerangaben und die Angaben zur verantwortlichen Person in der EU. Beide liegen in eigenen Reitern und werden unterschiedlich validiert.

Die Herstellerangaben umfassen Name, Anschrift und Kontaktdaten des tatsächlichen Herstellers — auch wenn dieser außerhalb der EU sitzt. Hier gehört keine Adresse eines Dienstleisters hinein.

Der Reiter für die verantwortliche Person ist der GPSR-relevante. Er ist immer dann zu füllen, wenn der Hersteller keine EU-Niederlassung hat. Bei einem Hersteller mit Sitz in Deutschland, Polen oder Italien bleibt das Feld leer, weil der Hersteller selbst die Funktion erfüllt.

Für die Datenpflege gibt es drei Wege. Manuell über das Seller Portal, über CSV-Import oder über eine angebundene Warenwirtschaft. Gängige Systeme wie JTL-Wawi oder PlentyONE übertragen die Produktsicherheitsdaten inzwischen direkt an Kaufland Global Marketplace.

Der CSV-Weg lohnt sich ab etwa 50 SKUs. Bei größeren Sortimenten ist die Anbindung über ein ERP-System praktisch alternativlos, weil sich Adressänderungen des Verantwortlichen sonst nicht sauber nachziehen lassen.

Wichtig: Kaufland validiert die Felder auf Vollständigkeit, nicht auf inhaltliche Richtigkeit. Eine formal ausgefüllte, aber falsche Adresse kommt durch die Plattformprüfung und fällt erst bei einer Behördenanfrage oder einem Testkauf auf. Wie Kaufland auf Compliance-Verstöße reagiert, beschreibt unser Artikel zu Verstößen und Kontowarnungen.

Zusätzlich zu den strukturierten Feldern sollten die Angaben auch in der Produktbeschreibung oder in den Sicherheitsinformationen erscheinen. Die Verordnung verlangt, dass Verbraucher die Information vor dem Kauf klar und sichtbar wahrnehmen können. Welche Pflichtfelder Kaufland darüber hinaus erwartet, fasst unser Beitrag zu den Kaufland Pflichtangaben zusammen.

In 6 Schritten zum GPSR-konformen EU-Verantwortlichen bei Kaufland

So gehen Sie strukturiert vor, wenn Sie Ihr Sortiment prüfen und nachziehen wollen:

1. Sortiment segmentieren. Exportieren Sie Ihre aktive SKU-Liste aus dem Kaufland Seller Portal und ergänzen Sie je Artikel den Lieferanten und dessen Sitzland. Sortieren Sie nach EU und Nicht-EU.
2. Rolle je Artikel bestimmen. Klären Sie für jede Nicht-EU-Position, ob Sie selbst importieren, über einen EU-Zwischenhändler beziehen oder eine Eigenmarke führen. Daraus ergibt sich, wer der Verantwortliche ist.
3. Unterlagen anfordern. Fordern Sie bei Lieferanten mit EU-Bevollmächtigtem die schriftliche Bevollmächtigung, die technische Dokumentation und die Konformitätserklärung an. Setzen Sie eine Frist von 14 Tagen.
4. Lücken schließen. Wo kein Verantwortlicher existiert, entscheiden Sie zwischen zwei Optionen: eigene Importeursrolle übernehmen oder einen externen Dienstleister als Bevollmächtigten beauftragen.
5. Daten im Seller Portal hinterlegen. Füllen Sie den Reiter zur verantwortlichen Person je Artikel oder per CSV-Import. Prüfen Sie stichprobenartig zehn Live-Listings auf die korrekte Ausspielung.
6. Physische Kennzeichnung nachziehen. Lassen Sie Etiketten, Beipackzettel oder Verpackungsaufdrucke anpassen. Für Bestandsware im Lager sind Aufkleber die pragmatische Lösung.

Rechnen Sie für ein Sortiment mit 200 bis 300 SKUs realistisch mit zwei bis drei Wochen Bearbeitungszeit, wobei der Löwenanteil auf die Rückläufe der Lieferanten entfällt.

Rechenbeispiel: Was ein EU-Verantwortlicher kostet

Rechenbeispiel: Angenommen, ein Händler mit 180 aktiven SKUs bei Kaufland bezieht 60 Prozent seiner Ware über deutsche Großhändler und 40 Prozent direkt aus Asien. Damit sind 72 Artikel betroffen, verteilt auf fünf Lieferanten.

Für externe Bevollmächtigten-Dienstleister liegen die Marktpreise 2026 grob zwischen 150 und 500 Euro pro Jahr für Basisleistungen, teilweise mit unbegrenzter SKU-Zahl, teilweise gestaffelt nach Produktkategorien (Stand: August 2026, Quelle: Marktübersichten von Compliance-Dienstleistern wie euverify.com und ia-uk.com). Bei umfangreicheren Leistungen mit technischer Prüfung sind vierstellige Jahresbeträge pro Kategorie möglich.

Bei fünf Lieferanten und einem mittleren Ansatz von 300 Euro pro Jahr und Bevollmächtigtem entstünden 1.500 Euro jährliche Fixkosten. Übernimmt der Händler die Importeursrolle selbst, entfallen diese Gebühren — dafür trägt er die volle Haftung und muss die technische Dokumentation zehn Jahre vorhalten.

Dem gegenüber steht das Risiko: Eine Deaktivierung von 72 Angeboten bei einem angenommenen Tagesumsatz von 40 Euro pro Artikel entspricht knapp 2.900 Euro Umsatzausfall pro Tag. Nach drei Tagen Sperre ist die Jahresgebühr für alle fünf Bevollmächtigten mehrfach eingespielt.

Diese Zahlen sind hypothetisch und dienen nur zur Größenordnung. Ihre tatsächlichen Werte hängen von Sortiment, Marge und Lieferantenstruktur ab.

Typische Fehler, die teuer werden

Der häufigste Fehler ist die Verwechslung von Hersteller und Verantwortlichem. Wer die Adresse des chinesischen Werks in den Reiter für die verantwortliche Person schreibt, erfüllt die Anforderung formal nicht — der Verantwortliche muss in der EU niedergelassen sein.

Der zweitgrößte Fehler betrifft Postfachadressen. Artikel 16 verlangt eine Postanschrift, unter der die Person tatsächlich erreichbar ist. Ein reines Postfach oder eine virtuelle Büroadresse ohne Ansprechpartner ist angreifbar.

Ein dritter Punkt: Händler benennen sich selbst als Verantwortlichen, obwohl sie gar nicht importieren, um die Datenlücke zu schließen. Das schafft Haftung, wo vorher keine war — und ist im Zweifel nicht rückgängig zu machen.

⚠️ Rechtlicher Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Die Zuordnung der Wirtschaftsakteursrollen hängt stark vom Einzelfall ab, insbesondere bei Dropshipping, Eigenmarken und Mischlieferketten. Lassen Sie Ihre konkrete Konstellation anwaltlich prüfen, bevor Sie sich selbst als Verantwortlichen eintragen.

Ein vierter Fehler betrifft die Aktualität. Wechselt Ihr Lieferant den Bevollmächtigten oder zieht dieser um, bleiben die alten Daten in Tausenden Listings stehen. Ohne zentrale Datenhaltung im ERP oder in einer Steuerungsplattform ist das kaum beherrschbar. Wenn Sie mehrere Marktplätze parallel bespielen, lohnt ein Blick auf unsere KI-Plattform MarketplAIce, mit der sich Produktdaten, Preise und Bestände kanalübergreifend steuern lassen.

Nicht zuletzt: Wer die Verantwortlichen-Daten sauber pflegt, ist im Rückrufsfall handlungsfähig. Wie ein Produktrückruf bei Kaufland abläuft, lesen Sie in unserem Beitrag zu Rückruf und Produktwarnung.

Was Sie jetzt tun können

Starten Sie mit einer Bestandsaufnahme statt mit dem Einkauf von Dienstleistungen. Die meisten Händler entdecken dabei, dass ein erheblicher Teil des Sortiments gar nicht betroffen ist.

✅ Exportieren Sie Ihre SKU-Liste und markieren Sie alle Artikel mit Nicht-EU-Ursprung.

✅ Schreiben Sie Ihre Top-5-Lieferanten mit einem standardisierten Fragebogen an: Sitzland, Rolle, Bevollmächtigter, Dokumentationsstand.

✅ Prüfen Sie stichprobenartig zehn Ihrer meistverkauften Listings darauf, ob die verantwortliche Person im Frontend sichtbar ist.

✅ Legen Sie fest, ob Sie die Importeursrolle bewusst übernehmen oder auslagern — und dokumentieren Sie diese Entscheidung schriftlich.

✅ Bauen Sie die Datenpflege in Ihren Listing-Prozess ein, damit neue Artikel nicht ohne Verantwortlichen live gehen.

Wenn Sie diesen Prozess nicht selbst aufsetzen wollen: AMZ+ Consulting übernimmt die Sortimentsprüfung, die Lieferantenkommunikation und die Datenpflege im Seller Portal als Paket. Kostenloses Erstgespräch buchen und wir schauen gemeinsam auf Ihr Sortiment.

FAQ: Häufige Fragen zum EU-Verantwortlichen bei Kaufland

Brauche ich einen EU-Verantwortlichen, wenn mein Lieferant in Deutschland sitzt?

Nein, wenn der deutsche Lieferant zugleich Hersteller oder Importeur ist. Dann erfüllt er selbst die Funktion nach Artikel 16 GPSR. Sie müssen seine Daten allerdings korrekt an Kaufland und an den Verbraucher weitergeben. Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, welche Rolle er in der Lieferkette einnimmt.

Kann ich mich selbst als EU-Verantwortlichen eintragen?

Ja, wenn Sie tatsächlich Importeur sind, also die Ware erstmals aus einem Drittland in die EU einführen. Dann sind Sie es sogar automatisch, ohne dass es einer Erklärung bedarf. Sind Sie nur Wiederverkäufer, sollten Sie sich nicht freiwillig eintragen, weil Sie damit Herstellerpflichten und Haftung übernehmen.

Was passiert, wenn die Angaben bei Kaufland fehlen?

Kaufland deaktiviert betroffene Angebote und fordert zur Nachbesserung auf. Bei wiederholten Verstößen drohen weitergehende Maßnahmen bis zur Kontosperrung. Unabhängig davon können Marktüberwachungsbehörden Bußgelder verhängen und Abmahnungen von Wettbewerbern drohen.

Reicht es, die Daten nur im Listing anzugeben?

Nein. Artikel 16 GPSR verlangt die Angabe auf dem Produkt selbst, auf der Verpackung, dem Paket oder in einem Begleitdokument. Die Angabe im Online-Angebot ist zusätzlich erforderlich, ersetzt die physische Kennzeichnung aber nicht.

Was kostet ein externer Bevollmächtigter im Jahr?

Die Marktpreise für Basisleistungen bewegten sich 2026 überwiegend zwischen 150 und 500 Euro pro Jahr, teils mit unbegrenzter Artikelzahl (Stand: August 2026, Quelle: öffentliche Preislisten spezialisierter Compliance-Anbieter). Umfangreichere Pakete mit technischer Dokumentation und Prüfleistungen liegen deutlich höher. Holen Sie mindestens drei Angebote ein.

Gilt die Pflicht auch für gebrauchte Ware?

Die GPSR erfasst grundsätzlich auch gebrauchte, reparierte oder wiederaufbereitete Produkte, sofern sie als Verbraucherprodukt bereitgestellt werden. Für Ware, die vor dem 13. Dezember 2024 rechtmäßig in Verkehr gebracht wurde, gelten Übergangsregelungen. Die Nachweispflicht liegt bei Ihnen.

Muss ich für jede Kategorie einen eigenen Verantwortlichen benennen?

Nein, die Benennung erfolgt produkt- beziehungsweise herstellerbezogen, nicht kategoriebezogen. Ein Bevollmächtigter kann mehrere Produktlinien desselben Herstellers abdecken, sofern die Bevollmächtigung das schriftlich vorsieht. Prüfen Sie den Umfang der Vollmacht genau, bevor Sie sie in Ihre Listings übernehmen.

Über den Autor

Jorginho Engelmeyer ist Geschäftsführer der AMZ+ Consulting GmbH und seit über 8 Jahren auf Amazon, Otto und Kaufland für Händler aktiv. Mit seinem Team betreut er Marktplatz-Sortimente von der Compliance-Prüfung über die Listing-Optimierung bis zur Preissteuerung. AMZ+ Consulting unterstützt Händler dabei, regulatorische Anforderungen wie die GPSR nicht als Bremse, sondern als planbaren Prozess zu behandeln.

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Zuletzt aktualisiert: 23. August 2026